Standarder og normer

Virksomhedens projektmodel


Virksomheder der arbejder med projekter, kan groft sagt opdeles i følgende tre kategorier:
 

1) Projekterne gennemføres efter den model og de metoder, som den pågældende projektleder, eller projektets kunde, har valgt. I samme virksomhed kan der således være betydelig variation i måden projekterne gennemføres på.
 

2) Projekterne gennemføres efter en fastlagt og nedskrevet model og metode, typisk udarbejdet af virksomhedens kvalitetsafdeling og/eller metodeafdeling (hvis en sådan findes), og ikke sjældent med hjælp fra eksterne konsulenter. Model og metode er ofte kraftigt influeret af disse konsulenters erfaringsgrundlag, således har de større konsulentfirmaer alle en ”færdig pakke”, som virksomheden kan købe.
 

3) Projekterne gennemføres efter model og metode, baseret på internationale standarder, så som PRINCE2 Guiden, PMI PMBOK Guide og IPMA ICB (IPMA Competence Baseline).
 

Vi ser i disse tider, hvor der er fokus på økonomi og optimering, en klar tendens: virksomhederne er på vej fra 1) til 2) og fra 2) til 3). Konkret får Researchfirm således en række opgaver i disse måneder, hvor kunden udtrykker sig omtrent således:


”Vi vil godt have jer til at gennemgå vores eksisterende projektmodel, projekthåndbog, projektmanual, procedurer osv. – og fortælle os i hvilket omfang dette materiale matcher de internationale standarder, samt hvad der skal til, for at de gør det.”


Forklaringen på denne tydelige tendens, er vel sådan set logisk nok:

 

  • -Valget af en international standard viser professionalisme overfor kunder, samarbejdspartnere og andre
  • -Hvis terminologien i en international standard anvendes I forbindelse med arbejdet med virksomhedens projekter, bliver kommunikationen med interessenterne – ikke mindst kunder og samarbejdspartnere - hurtigere og mere effektiv
  • -Den altafgørende vidensdeling i virksomheden og med vidensmiljøer udenfor denne, foregår langt nemmere, når man har en fælles reference I form af en international standard. Flere og flere fagbøger/lærebøger om projektledelse læner sig således op ad de internationale standarders terminologi og struktur
  • -Certificerede projektledere kan nemmere anvende deres erhvervede viden i virksomheden – og virksomheden kan i højere grad se nytten af en certificering

Nå ovenstående er sagt, skal det dog nævnes, at der er lidt malurt i bægeret, idet der ikke er EN, men MINDST TRE, internationale standarder, og at disse langt fra er enige på alle punkter.
Det er derfor vigtigt, at virksomheden vælger en standard, der matcher virksomhedens behov. Et godt råd er her, at spørge kunderne, hvilken standard de foretrækker.
 Udover at bevæge sig frem til løsning 3) ovenfor – og vælge d

en rette internationale standard, er der et andet aspekt, som mange virksomheder ved samme lejlighed ser sig nødsaget til at bringe i spil – nemlig den sproglige/pædagogiske udformning af projektmodel, projekthåndbog, projektmanual, procedurer m.m.


I mange virksomheder har dette materiale været en del år og adskillige omorganiseringer, fusioner m.m. igennem.  Det bærer ofte præg af flere forskellige skrivestile, stærkt varierende detaljeringsgrad og ”knopskydning”, som – når det er værst – ødelægger overblikket. Det kan derfor heller ikke undre, at mange projektledere åbent indrømmer, at de ikke har overblik og derfor ikke til fulde overholde de udstukne retningslinjer. Ikke mindst nye medarbejdere står overfor en omfattende – til tider uoverstigelig – opgave, når de skal sætte sig ind i bunken af dokumenter. De mest pligtopfyldende vender måske i døren, mens andre ”hugger en hæl og klipper en tå” og hurtigt læner sig op af en ældre kollega, der har ”sin egen” fortolkning, eller måske på sit C-drev har sin helt egen udgave af projektprocedurerne.


Hvis man som virksomhed er nået der til, at man skal have gjort noget med sin projektmodel, projektmanual, projekthåndbog osv., er det derfor et godt råd, ikke kun at få lavet en analyse af hvordan materialet matcher de internationale standarder, men ved samme lejlighed se på overskuelighed, tilgængelighed, klarhed osv. – det er der også mange penge i!

PMBOK Guide 4. udgave


Så kom 4. udgave af den berømte PMBOK Guide, der er PMI’s (Verdens største organisation for projektledelse) bud på en ”pensumliste” over, hvad der indgår i faget projektledelse. (PMBOK = Project Management Body of Knowledge. PMI = Project Management Institute).


Lad os se på nyhederne i forhold til 3. Udgave fra 2004.
 

I Section I – The Project Management Framework, er der som noget nyt indført et afsnit:


-        Relationships among project management, program management and portfolio management.
Her er der f.eks. en glimrende oversigt, hvor forskellen på de tre begreber forklares indenfor: scope, change, planning, management, success og monitoring.
Indenfor management hedder det f.eks. om projects: Project managers manage the project team to meet the project objectives. Indenfor programs hedder det: Program managers manage the program staff and the project managers; they provide vision and overall leadership. Voila: forskellen på projektlederen og programlederen!
 

Der er også indført et afsnit med titlen:


-        Role of the project manager


Vi får her at vide, at projektlederen skal besiddes følgende tre egenskaber:

 

  • Knowledge (hvad projektlederen ved om projektledelse)
  • Performance (hvad projektlederen er i stand til at gøre)
  • Personal (hvordan projektlederen opfører sig). I appendix G, der er helt nyt, findes en god – udbygget - liste over de personlige egenskaber, som projektlederen bør have, vi nævner lige overskrifterne: Leadership, team building, motivation, communication, influencing, decision making, political and cultural awareness, negotiation.

Alt i alt er der tale om begrænsede ændringer i Section I. Retningen er dog klar: mere om de bløde ting!

Det er imidlertid i Section II og III at de procesmæssige ændringer er at finde.
Kendere af PMI vil vide, at faget projektledelse opdeles i de ni vidensområder (Integration, Scope, Time, Cost, Quality, Human Ressource, Communications, Risk og Procurement). Disse område er (heldigvis!) uændrede.
De overordnede procesgrupper, der angiver en slags fasemodel for gennemførelsen af projektet (Initiating, Planning, Executing, Monitoring&controlling, Closing) er også uændrede.


Fordelt ud over de ni vidensområder og de fem procesgrupper (faser) var der i 3. Udgave af PMBOK Guide 44 processer. Disse er nu reduceret til 42. To processer er helt fjernet, seks processer er ”ombygget” til fire nye (dette er indenfor Procurement, hvor der er ryddet op og skabt mere klarhed), og så er der kommet to nye processer til.


Det interessante her, er at se på de to processer, der er fjernet og de to helt nye.
Fjernet er processerne:

 

  • Develop preliminary scope statement (er vurderet overflødig, da vi har processerne Develop Project Charter og Develop Project Management Plan)
  • Scope Planning (erstattet af Collect Requirements)

Nye er:

 

  • Collect requirements
  • Identify stakeholders (er ny og afspejler at hele vidensområdet Communications (Project Communications

Management) har – som PMI skriver: ”…expanded the recognition and importance of stakeholders within projects.”)


Uden at gå dybt i detaljer, er den overordnede idé med ændringen, at vi først og fremmest skal identificere vore interessenter i projektet. Denne proces er skubbet helt frem til procesgruppen ”Initiating” og er altså det første projektlederen skal gøre. Herefter kommer ”Collect Requirements”.


Det overordnede budskab fra PMI er altså, at interessenterne skal mere i fokus, og helt fra projektets start.
Denne konklusion er vi også kommet til – her i Research-Firm!


Alt i alt fremtræder 4. Udgave af PMBOK som et gennemarbejdet værk, der også hvad angår sprog og – ikke mindst! – illustrationer, er forbedret væsentligt. Bogen ordres lettest gennem Amazon-UK (ISBN: 978-1-933890-51-7) og koster $65.95.